仕事を早くこなすには?




こんにちは、鈴木です。

今日は
どうすれば速く仕事を処理できるか?

そのコツをお伝えします。

仕事のスケジュール、どう組み立ててますか?

女性の場合、家のことや子育てなど、
いろいろやらなきゃならないことがありますよね。

それら含めてのスケジュール、どう組み立てていますか?

もしかしたら、いつも
行き当たりバッタリではないでしょうか?

私も時々、仕事が立て込むことがあります。

ちなみに、私がいつも、どんな仕事をしているか?

ちょっと書いてみますね。

まず、対面やSkype(電話)カウンセリング。

これはほぼ毎日やっています。

一日少なくて一件、多いときは4~5件。

そしてfacebookの情報発信。

これもほぼ毎日です。

しかも、一つ一つの記事は、比較的まとまった分量で、
内容もある程度しっかりしたものをアップしています。

また、ブログですね。

これは不定期に記事を書いていますが、
文章はfacebookよりも長い分量になります。

それから、メルマガ。

ほぼ週一のペースで、もう13年以上は書き続けてます。

メルマガは、一回書いて配信するのに、
だいたい2時間ほどかけています。

そして、メルマガはこのメルマガの他にもう一つ、
「臨床カウンセラー養成塾」のメルマガも。

http://ur0.work/BXmP

こちらもなるべく週一で配信するようにしています。

一回書くのに、やはり2時間ほどかかります。

他には、セミナーの開催。

そしてそのための準備ですね。

セミナー資料の作成と印刷、
セミナー内容の組み立てなどの構想。

会場の予約、セミナー告知のページ作成とアップ。

そしてセミナーのお知らせの配信など・・・・・

その合間に、企業研修の案件用に、
企画書、研修カリキュラム提案書なども作成します。

作成にあたっては、先方のニーズのヒアリングや
必要な情報のリサーチを行います。

場合によってはエージェントや先方企業と連絡のやり取り。

また、こうした一連の仕事に必要な情報を
書籍などを読んで研究しています。

そうそう、合間にツイッターや
インスタグラムもやるかな・・・・

私の仕事の最大の特徴は、
スケジュールがいつも不定期であること。

毎日同じ職場に通勤する形ではなく、
半蔵門のオフィスや自宅、カフェなど、
様々な場所で毎日違うスケジュールをこなしているからです。

ですので、スケジュールをしっかり立てないと、
仕事が全然回らなくなってしまうんですね。

忙しいときは、

「研修の企画3本作らなきゃ」

「ああ、その他に週末のセミナー資料2つ作成するんだ」

「そうだ、出張の交通機関の手配と宿の手配もあった」

こんな風にいろいろなことを同時並行に行います。

日々の財務管理、受注管理も自分でやっています。

受注に関するメールのやり取りもし、
時々くるメルマガの感想や問い合わせにも返信します。

毎日数十通のメールを受信していて、
対応もしています。

そう、だから、ほんとに、しっかりとスケジュール化する。

これが必須なんですよね。

ただ、こう書くと時間に忙殺されていると思うでしょ?

実は、そんなことないんです(笑)

けっこう、夜は家でのんびり過ごしてますし、
日中、時間がある時はお茶したり。

一週間で一日は、お休みが入れられるようにもなりました。

そうしないとね、もう、身体も心も、もたないです。

いい年になりましたから(笑)

では、これだけの業務を抱えながら、
なぜ、時間に追われず、時間を管理できるのか?

実は、そんなに大したこと、してません。

やっていることは、二つ。

一つ目。

毎日のスケジュールを、ツールを使用して管理します。

私が使っているのは、グーグルカレンダー。

これはネット上にクローズの設定で、
自分の日々、一週間、一か月のスケジュールを
細かく記入できます。

クローズとはいえ、オンライン上での使用です。

ですので、セキュリティーを考え、
個人情報が特定できそうなことは一切記入はしていません。

手帳と違って、自由にスケジュールを
書き換えられるのもメリットです。

スマホのカレンダーでもいいですね。

私は仕事で一番使用するPC上で管理できるようにと、
グーグルカレンダーを使ってます。

これならスマホからも、
スケジュールが確認、変更できるからです。

スマホのカレンダーも、PCからも閲覧や
作業できるのであればいいでしょうね。

こうしてスケジュールを頭の中だけではなく、
きちんと可視化する。

それも、仕事の内容ごとに。

朝の仕事初めで、このグーグルカレンダーを開き、
これに沿って仕事を進めていきます。

さて、このスケジュール管理で、
実は、非常に重要なポイントがあるんです。

それが、やっていることの、二つ目。

スケジュールを組む際に、
ほとんどの人が余裕のない組み方をします。

いついつまでに、これ。

これは、いついつまでに・・・・

こんな感じだと思います。

では、その仕事がその時までに終わらなかったら?

そういうこと、常に起こりますよね?

終わるはずだったのに、思ったより時間がかかった。

余裕だと思ったのに、電話対応で中断させられた。

予期せぬ事態が起こり、大幅に遅れそう・・・・

こういうことは、私たちが想定している以上に
頻繁に起こっていることなんです。

だから、スケジュール管理で大切なのは、余裕です。

私の場合、予備時間、予備日などを、必ず設けます。

例えば、仕事のスケジュールを15時までにし、
17時までの2時間は「予備時間」とします。

月曜日から木曜日まででスケジュールを組み、
金曜日は予備日にする。

3カ月かかる仕事なら、最後の5日間は予備日にする。

つまり、ここでのポイントは「予備日」を
スケジュールとしてちゃんと組み入れることです。

一日単位でいったら、「予備時間」というスケジュールを
仕事と同じように組みます。

もし、その時間までに仕事が終わったら、
次の仕事を前倒ししてもいいですし、
思い切って休憩したり、そこで仕事終了としてもいいでしょう。

私はそうしていつも、スケジュールを組んでいます。

この2つの組み方によって、
傍からみると驚かれる仕事量でも、
比較的落ち着いて、余裕をもって日々を過ごせています。

最後にまとめます。

1)ツールを使用してスケジュールを管理。

2)「予備時間」「予備日」もスケジュールする。

それから、ドラッカー氏が指摘していたことを、
最後に付け加えます。

それは、スケジュールを組む前に、
自分の一日の記録を取ること。

日々、どんな時間の使い方をしているかを
きちんと記録することが先だと言います。

これって「レコードダイエット」と同じですね。

毎日、自分が何をどんな時間にどれくらい食べたか。

この証拠(記録)をしっかり可視化することで、
ダイエットは成功するというのと同じ。

何をすべきかの前に、
自分が何をしてしまっているのか?

先にそちらを把握することで、
「どうすればいいか」がわかるわけです。

そして、やるべきことを考えるのも大事だが、
「しないこと」を決めるのも大事だと。

これも、ドラッカー氏が指摘してましたね。

いずれにしても、仕事だけでなく、
家事、子育てと、忙しい日々が続く方。

時間管理も一工夫、ふた工夫するだけで、
今までよりも気持ちよく回っていきます。

何よりも、時間に追われずに、
時間を自分がコントロールできているという実感。

これは本当に気持ちの良いものですからね。

心に余裕をもつための工夫、
ぜひ、参考にしてみてくださいね。

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以上

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