仕事を早くこなすには?




こんにちは、鈴木です。

今日は
どうすれば速く仕事を処理できるか?

そのコツをお伝えします。

仕事のスケジュール、どう組み立ててますか?

女性の場合、家のことや子育てなど、
いろいろやらなきゃならないことがありますよね。

それら含めてのスケジュール、どう組み立てていますか?

もしかしたら、いつも
行き当たりバッタリではないでしょうか?

私も時々、仕事が立て込むことがあります。

ちなみに、私がいつも、どんな仕事をしているか?

ちょっと書いてみますね。

まず、対面やSkype(電話)カウンセリング。

これはほぼ毎日やっています。

一日少なくて一件、多いときは4~5件。

そしてfacebookの情報発信。

これもほぼ毎日です。

しかも、一つ一つの記事は、比較的まとまった分量で、
内容もある程度しっかりしたものをアップしています。

また、ブログですね。

これは不定期に記事を書いていますが、
文章はfacebookよりも長い分量になります。

それから、メルマガ。

ほぼ週一のペースで、もう13年以上は書き続けてます。

メルマガは、一回書いて配信するのに、
だいたい2時間ほどかけています。

そして、メルマガはこのメルマガの他にもう一つ、
「臨床カウンセラー養成塾」のメルマガも。

http://ur0.work/BXmP

こちらもなるべく週一で配信するようにしています。

一回書くのに、やはり2時間ほどかかります。

他には、セミナーの開催。

そしてそのための準備ですね。

セミナー資料の作成と印刷、
セミナー内容の組み立てなどの構想。

会場の予約、セミナー告知のページ作成とアップ。

そしてセミナーのお知らせの配信など・・・・・

その合間に、企業研修の案件用に、
企画書、研修カリキュラム提案書なども作成します。

作成にあたっては、先方のニーズのヒアリングや
必要な情報のリサーチを行います。

場合によってはエージェントや先方企業と連絡のやり取り。

また、こうした一連の仕事に必要な情報を
書籍などを読んで研究しています。

そうそう、合間にツイッターや
インスタグラムもやるかな・・・・

私の仕事の最大の特徴は、
スケジュールがいつも不定期であること。

毎日同じ職場に通勤する形ではなく、
半蔵門のオフィスや自宅、カフェなど、
様々な場所で毎日違うスケジュールをこなしているからです。

ですので、スケジュールをしっかり立てないと、
仕事が全然回らなくなってしまうんですね。

忙しいときは、

「研修の企画3本作らなきゃ」

「ああ、その他に週末のセミナー資料2つ作成するんだ」

「そうだ、出張の交通機関の手配と宿の手配もあった」

こんな風にいろいろなことを同時並行に行います。

日々の財務管理、受注管理も自分でやっています。

受注に関するメールのやり取りもし、
時々くるメルマガの感想や問い合わせにも返信します。

毎日数十通のメールを受信していて、
対応もしています。

そう、だから、ほんとに、しっかりとスケジュール化する。

これが必須なんですよね。

ただ、こう書くと時間に忙殺されていると思うでしょ?

実は、そんなことないんです(笑)

けっこう、夜は家でのんびり過ごしてますし、
日中、時間がある時はお茶したり。

一週間で一日は、お休みが入れられるようにもなりました。

そうしないとね、もう、身体も心も、もたないです。

いい年になりましたから(笑)

では、これだけの業務を抱えながら、
なぜ、時間に追われず、時間を管理できるのか?

実は、そんなに大したこと、してません。

やっていることは、二つ。

一つ目。

毎日のスケジュールを、ツールを使用して管理します。

私が使っているのは、グーグルカレンダー。

これはネット上にクローズの設定で、
自分の日々、一週間、一か月のスケジュールを
細かく記入できます。

クローズとはいえ、オンライン上での使用です。

ですので、セキュリティーを考え、
個人情報が特定できそうなことは一切記入はしていません。

手帳と違って、自由にスケジュールを
書き換えられるのもメリットです。

スマホのカレンダーでもいいですね。

私は仕事で一番使用するPC上で管理できるようにと、
グーグルカレンダーを使ってます。

これならスマホからも、
スケジュールが確認、変更できるからです。

スマホのカレンダーも、PCからも閲覧や
作業できるのであればいいでしょうね。

こうしてスケジュールを頭の中だけではなく、
きちんと可視化する。

それも、仕事の内容ごとに。

朝の仕事初めで、このグーグルカレンダーを開き、
これに沿って仕事を進めていきます。

さて、このスケジュール管理で、
実は、非常に重要なポイントがあるんです。

それが、やっていることの、二つ目。

スケジュールを組む際に、
ほとんどの人が余裕のない組み方をします。

いついつまでに、これ。

これは、いついつまでに・・・・

こんな感じだと思います。

では、その仕事がその時までに終わらなかったら?

そういうこと、常に起こりますよね?

終わるはずだったのに、思ったより時間がかかった。

余裕だと思ったのに、電話対応で中断させられた。

予期せぬ事態が起こり、大幅に遅れそう・・・・

こういうことは、私たちが想定している以上に
頻繁に起こっていることなんです。

だから、スケジュール管理で大切なのは、余裕です。

私の場合、予備時間、予備日などを、必ず設けます。

例えば、仕事のスケジュールを15時までにし、
17時までの2時間は「予備時間」とします。

月曜日から木曜日まででスケジュールを組み、
金曜日は予備日にする。

3カ月かかる仕事なら、最後の5日間は予備日にする。

つまり、ここでのポイントは「予備日」を
スケジュールとしてちゃんと組み入れることです。

一日単位でいったら、「予備時間」というスケジュールを
仕事と同じように組みます。

もし、その時間までに仕事が終わったら、
次の仕事を前倒ししてもいいですし、
思い切って休憩したり、そこで仕事終了としてもいいでしょう。

私はそうしていつも、スケジュールを組んでいます。

この2つの組み方によって、
傍からみると驚かれる仕事量でも、
比較的落ち着いて、余裕をもって日々を過ごせています。

最後にまとめます。

1)ツールを使用してスケジュールを管理。

2)「予備時間」「予備日」もスケジュールする。

それから、ドラッカー氏が指摘していたことを、
最後に付け加えます。

それは、スケジュールを組む前に、
自分の一日の記録を取ること。

日々、どんな時間の使い方をしているかを
きちんと記録することが先だと言います。

これって「レコードダイエット」と同じですね。

毎日、自分が何をどんな時間にどれくらい食べたか。

この証拠(記録)をしっかり可視化することで、
ダイエットは成功するというのと同じ。

何をすべきかの前に、
自分が何をしてしまっているのか?

先にそちらを把握することで、
「どうすればいいか」がわかるわけです。

そして、やるべきことを考えるのも大事だが、
「しないこと」を決めるのも大事だと。

これも、ドラッカー氏が指摘してましたね。

いずれにしても、仕事だけでなく、
家事、子育てと、忙しい日々が続く方。

時間管理も一工夫、ふた工夫するだけで、
今までよりも気持ちよく回っていきます。

何よりも、時間に追われずに、
時間を自分がコントロールできているという実感。

これは本当に気持ちの良いものですからね。

心に余裕をもつための工夫、
ぜひ、参考にしてみてくださいね。

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以上

メンタルを強くする方法


こんにちは、鈴木です。

さて、夏に開催されたリオオリンピック。

実は、オリンピックは、私たちがぶつかる人生の問題を
解決するヒントの宝庫なんですね。

今回は、アスリートのメンタルから、
私たちの仕事や人間関係を捉え直してみます。

スポーツ競技で成績を残すには、
いろいろな要素が必要です。

身体的な能力、技術的な問題、経験値・・・・

しかし、トップアスリート同士の競技、
しかもメダルのかかった場面。

そこで最も影響を与えるものは何だと思いますか?

そう、それは「メンタル」なんです。

トップ同士の試合では、身体面、技術面では、
それほど大きな差が無い場合もあります。

また、差はあっても、その差だけが結果に出るのではなく、
その時の心理状態の方が大きく影響を及ぼします。

勝てる試合だったのに、負けてしまった。

普段滅多にしないミスを連発してしまった。

ここぞという時に、
あり得ない不本意な結果になってしまった。

ケガや故障がない限り、その原因は「メンタル」です。

それも、瞬間的な「迷い」や「不安」です。

瞬間的なので、コントロールするのが難しいんですね。

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代表例は、やはり女子レスリング、
決勝戦での吉田沙保里選手ですね。

では、トップアスリートでもあり、
ケタ違いの訓練と実績のある人間が、
どうしてそのような心理状態になるのでしょうか?

それは瞬間的に「ある思い」がよぎるんです。

それがよぎることで、途端に歯車が狂ってきます。

では、その思いとは、何でしょう?

「負けるかもしれない」

こういう思いです。

失敗するかもしれない。

瞬間的にこの思いがよぎったとき、
それは現実のものになるんです。

こうした一瞬の「迷い」「不安」「焦り」ですね。

「どうしよう」「やばい」

それが、自分に無限のプレッシャーとなってしまうんです。

この心理状態の怖いところ。

それは、どんなに訓練を積んでも、
どんなに実績があっても関係ない。

その人間の実力を「一瞬で」奪ってしまうということです。

別な言い方をすれば、
一瞬の弱気が勝敗を左右するということ。

究極の闘いの場面で勝敗を左右したのは、
やはりこうした心理状態(メンタル)の要素でした。

逆に、メンタルを味方に出来た人間が、
メダルを獲得できたともいえます。

体操の内村選手、400メートル男子リレーの選手たち、
卓球の水谷選手、テニスの錦織選手など。

彼らはメンタルを強く維持できたことで、
最後まで力を出し切って結果を残しました。

錦織選手がマイケルチャンをコーチに迎え、
技術だけでなく、メンタルを強くしていったのは、有名ですね。

ここまで読んで、トップアスリートの話だから
自分は関係ないと思った人もいるかもしれません。

しかし、実は大いに関係のある話なんです。

どういうことか、ここから説明しますね。

私のカウンセリングに相談に来られる人の多くは、
職場などの人間関係に苦労されている方です。

自分に自信がないために、対人関係にも自信がもてない。

自信のない自分がどう見られるかという不安が先に立ち、
どうしても自然な会話が出来ないというのです。

カウンセリングでは、実際の場面の話が出ます。

苦手な人や上司を前にした途端、
足がすくんで頭が真っ白になる。

あるいは誰に対しても、
自分を否定的に見られないかが気になる。

そんな場面を繰り返し経験すると、
「人が怖い」という感覚まで出てきます。

重度化していくと、それが「対人恐怖」になります。

これも、人を前にしたときに、一瞬よぎる思いが原因です。

アスリートが「負けるかもしれない」と思ったように、
私たちの場合は「自分をどう見られるか」だったりします。

「人から自分はどう見られているか?」

「自分は変な人間、ダメな奴と思われていないか?」

「自分の話はつまらないと思われるかもしれない」

この不安が一瞬よぎることで、
自分の力は全く出せなくなるんです。

オリンピックの場面でトップアスリートが
メダル獲得のプレッシャーを感じたときと同様です。

「自分がどう見られるか?」

「自分は相手から非難や攻撃を受けるのでは?」

こういう思いがよぎるのは、過去の経験に起因しています。

家庭や学校などで、

「自分が一方的に、ある意味、理不尽に責められた」

「自分のことをダメな人間だと思わされた(繰り返し言われた)」

「一対集団という形で、意地悪やいじめを受けた(受け続けた)」

という経験がある場合ですね。

このような自尊心が著しく傷つくような経験をしたとき、
私たちは無意識に「自分はダメな人間なんだ」と
学習してしまうんですね。

「自分は必要ない人間なんだ」

「攻撃された自分が悪いんだ」

そう無意識に学習してしまったのです。

すると、自分の考え、意見、好き・嫌い、感情など、
「自分」というものを表明できなくなります。

なぜなら、「自分」を出したら、
どんな目に遭うかわからないと思うからです。

自分を出して、また攻撃され、
同じような辛い目に遭ったらどうしよう・・と思うからです。

こうした不安や葛藤は、同じ経験をした人ではないと、
なかなか理解してもらえないことが多いです。

本人にしてみれば、一瞬よぎる思いだから、
コントロールが難しいんです。

あの吉田沙保里選手だって、苦しんだんですから。

吉田選手は試合が終わってから、
号泣に近い状態でインタビューを受けてましたよね。

人間関係に苦しんでいる人たちは、
あの位かそれ以上の苦しみを日々、経験しています。

瞬間的な心の動きをコントロールするのは、
私たち人間にとって、
実に難しいことなのだといえるんです。

じゃあ、どうすれば、そんな思いに
負けないでいられるのでしょうか?

瞬間的な心の動きは、その瞬間的な場面で、
意識的にコントロールは出来ません。

カギを握るのは、普段からの「捉え方」の見直しです。

自分自身に対する「捉え方」

そして、人や対人関係に対する「捉え方」

場合によっては自分の「人間観」や「職業観」「人生観」まで、

これらを見直し、新たに築き直していくんです。

なぜこの捉え方の見直しが大事なのか?

それは、普段何気なく持っている捉え方こそが、
瞬間的な想いや感情を生み出しているからです。

普段、何気なく持っている捉え方が変われば、
瞬間的な思いや反応も変わります。

プレッシャーに強いアスリートは、
プレッシャーに強い「捉え方」を、
日常的に持っています。

吉田選手も、普段の「捉え方」がどうだったのか?

無敵の時は「絶対勝てる」だったでしょう。

それが、いつの間にか「勝たなければならない」に
変わった可能性がります。

「絶対勝てる」は、それが当たり前の心理状態。

そこには「焦り」や「迷い」「不安」は起こりにくい。

でも、もしそれが気負いに変わり、
いつからか「勝たなければならない」に変わったとします。

そうなると、今度は「絶対負けられない」になり、
段々「負けたらどうしよう」に・・・・・・

もしかしたら、吉田選手は、
こうした捉え方の変化に苦しんでいた可能性があります。

そうだとしたら、この変化を
きちんと修正するような取り組みが必要でした。

この「負けたらどうしよう」という捉え方が修正できないと、
本番で勝負に集中することは、難しくなります。

だったら「負けてもいい」と思えた方が、
まだプレッシャーは少なくなります。

対人関係も、ある意味、このメカニズムと一緒です。

普段の捉え方を修正することができれば、
落ち着いて、自然にコミュニケーションができます。

「自分をどう見られてもいい」という捉え方に変われば、
人間関係は本当に楽になりますから。

もし、自分一人では修正が難しいというのであれば、
ご相談ください。

最後に

トリノオリンピックで、
フィギュアスケートの荒川静香選手。

歴史に残る演技を見せ、堂々と金メダルを獲得しました。

その時、彼女は、演技中の心理状態を、
次のように話していました。

「今まで支えてくれた人たちに『ありがとう、ありがとう』
と思いながら演技をしていました」

プレッシャーに打ち克つ最強の状態は、
これなのかもしれません。

つまり「感謝」です。

私たちは不安や焦りの中にいると、
この「感謝」をすっかり忘れた状態になります。

心の余裕が失われるほど、
感謝の状態から遠ざかるのです。

でも、感謝を普段から強く意識し、
その心理状態を維持できたら・・・・・

実は、これが一番メンタルを強くできる方法です。

「感謝の状態にある脳」を調べると、
理想的な(最も健康的な)状態なのだとか。

多くのアスリートがメダル獲得後に「感謝」を口にするのも、
普段からそうした意識を持っていたからです。

もちろん、私たちの仕事、人間関係、日常でも同じです。

カウンセリングで「捉え方」が修正されて、
日常生活が楽になり、精神的にたくましくなる。

そのとき、多くの皆さんがカウンセリングで、
「感謝」の言葉や表現を自然と口にするようになります。

カギは自分が無意識に持っている「捉え方」に気づくこと。

そして、その捉え方を「生きやすい捉え方」に
見直していくことですね。

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以上

全ての悩み、ストレス解消のカギとは

こんにちは、鈴木です。

「今まで見えないものが見えてきた」

これはオカルト的な話ではありません。

視野が広がった。

そのことで見過ごしていた事柄に
目が向くようになったということです。

しかし、厄介なことがあります。

私たちは視野が狭いとき、
自分が視野は狭いという自覚が持てないことです。

ストレスや悩みや疲労などで精神的な余裕がないとき。

そんなとき、人はどうしても視野が狭くなりがちです。

視野が狭いので、いろいろなことを見過ごしています。

しかし、視野が狭いという自覚が持てない。

だから、自分は全てを見通しているという錯覚に陥ります。

全てを見通しているという自信まではないにしても、
「見落としていることがある」という意識は、なかなか持てません。

例えば、人間関係を例にとってみましょう。

Aさんが自分に否定的である。

こういう話をよく聞きます。

しかし、よく聞いてみると、正確にはこういうことでした。

「私は、Aさんが自分を否定的に見ていると思う」

つまり、実際にAさんはどう見ているかはわからない。

でも、Aさんは自分を否定的に見ているんじゃないかと思っているわけです。

すると、Aさんのちょっとした態度が、自分に対する否定の態度に見えてきます。

Aさんの一つ一つの言動を、自分の中で「否定」に結び付けてしまうのです。

そこで、Aさんをよ~く観察するようにお願いします。

よ~く観察しようとするので、Aさんに対する思い込みが除かれます。

すると、Aさんが自分に肯定的に接する場面があることに気づきます。

さらに、否定的な場面もあれば、肯定的な場面もある。

ケースバイケースであるということも見えてきます。

すると、こちらの警戒心が解けていきますよね。

こちらの警戒心が解けた感じは、やがてAさんに伝わります。

すると、相手、つまりAさんは、
以前にも増して肯定的な態度が増えていきます。

結果としてAさんとの人間関係が変わっていきます。

これはカウンセリングをしていて、実によく遭遇するケースです。

カギを握るのは、視野の狭さに気づく(自覚を持つ)こと。

そして、思い込みを排除した”眼”で観察し直すことです。

もちろん、Aさんがとっても意地悪であり、
本当に否定的だったという結論もありえます。

それが確認できたら、そこから対応策を考えていきます。

しかし、もし思い込みで誤解があったのなら、
その誤解を解消することが必要です。

ストレス、悩み、疲労、精神的な余裕のなさは、
私たちから視野と冷静な判断力を奪います。

視野の広さ、的確な判断力を発揮するには、
それなりのエネルギーが必要です。

エネルギーが枯渇した状態では、視野が狭くなり、判断力も鈍ります。

その結果、いたずらに否定的な観方にとらわれ、
否定の悪循環(ネガティブスパイラル)にはまります。

物事が上手くいかなくなったとき。

ストレスが溜まってきたとき。

いろいろ行き詰ってきたとき。

そんなときは「視野が狭くなっていないか?」をチェックしてみてください。

コツは「自分は今、視野が狭くなっているかもしれない」という視点をもつこと。

その視点からもう一度事態を捉えなおしてみることです。

私たちは、普段、自分では気づきませんが、
いくつもの思い込みや視野の狭さに陥っているものです。

自分は視野が狭くなっている。

いくつも思い込みを持ってしまっている。

敢えてそういう視点でチェックしてみると、
ハッとさせられ、打開の道筋が見えてきます。

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