仕事を早くこなすには?




こんにちは、鈴木です。

今日は
どうすれば速く仕事を処理できるか?

そのコツをお伝えします。

仕事のスケジュール、どう組み立ててますか?

女性の場合、家のことや子育てなど、
いろいろやらなきゃならないことがありますよね。

それら含めてのスケジュール、どう組み立てていますか?

もしかしたら、いつも
行き当たりバッタリではないでしょうか?

私も時々、仕事が立て込むことがあります。

ちなみに、私がいつも、どんな仕事をしているか?

ちょっと書いてみますね。

まず、対面やSkype(電話)カウンセリング。

これはほぼ毎日やっています。

一日少なくて一件、多いときは4~5件。

そしてfacebookの情報発信。

これもほぼ毎日です。

しかも、一つ一つの記事は、比較的まとまった分量で、
内容もある程度しっかりしたものをアップしています。

また、ブログですね。

これは不定期に記事を書いていますが、
文章はfacebookよりも長い分量になります。

それから、メルマガ。

ほぼ週一のペースで、もう13年以上は書き続けてます。

メルマガは、一回書いて配信するのに、
だいたい2時間ほどかけています。

そして、メルマガはこのメルマガの他にもう一つ、
「臨床カウンセラー養成塾」のメルマガも。

http://ur0.work/BXmP

こちらもなるべく週一で配信するようにしています。

一回書くのに、やはり2時間ほどかかります。

他には、セミナーの開催。

そしてそのための準備ですね。

セミナー資料の作成と印刷、
セミナー内容の組み立てなどの構想。

会場の予約、セミナー告知のページ作成とアップ。

そしてセミナーのお知らせの配信など・・・・・

その合間に、企業研修の案件用に、
企画書、研修カリキュラム提案書なども作成します。

作成にあたっては、先方のニーズのヒアリングや
必要な情報のリサーチを行います。

場合によってはエージェントや先方企業と連絡のやり取り。

また、こうした一連の仕事に必要な情報を
書籍などを読んで研究しています。

そうそう、合間にツイッターや
インスタグラムもやるかな・・・・

私の仕事の最大の特徴は、
スケジュールがいつも不定期であること。

毎日同じ職場に通勤する形ではなく、
半蔵門のオフィスや自宅、カフェなど、
様々な場所で毎日違うスケジュールをこなしているからです。

ですので、スケジュールをしっかり立てないと、
仕事が全然回らなくなってしまうんですね。

忙しいときは、

「研修の企画3本作らなきゃ」

「ああ、その他に週末のセミナー資料2つ作成するんだ」

「そうだ、出張の交通機関の手配と宿の手配もあった」

こんな風にいろいろなことを同時並行に行います。

日々の財務管理、受注管理も自分でやっています。

受注に関するメールのやり取りもし、
時々くるメルマガの感想や問い合わせにも返信します。

毎日数十通のメールを受信していて、
対応もしています。

そう、だから、ほんとに、しっかりとスケジュール化する。

これが必須なんですよね。

ただ、こう書くと時間に忙殺されていると思うでしょ?

実は、そんなことないんです(笑)

けっこう、夜は家でのんびり過ごしてますし、
日中、時間がある時はお茶したり。

一週間で一日は、お休みが入れられるようにもなりました。

そうしないとね、もう、身体も心も、もたないです。

いい年になりましたから(笑)

では、これだけの業務を抱えながら、
なぜ、時間に追われず、時間を管理できるのか?

実は、そんなに大したこと、してません。

やっていることは、二つ。

一つ目。

毎日のスケジュールを、ツールを使用して管理します。

私が使っているのは、グーグルカレンダー。

これはネット上にクローズの設定で、
自分の日々、一週間、一か月のスケジュールを
細かく記入できます。

クローズとはいえ、オンライン上での使用です。

ですので、セキュリティーを考え、
個人情報が特定できそうなことは一切記入はしていません。

手帳と違って、自由にスケジュールを
書き換えられるのもメリットです。

スマホのカレンダーでもいいですね。

私は仕事で一番使用するPC上で管理できるようにと、
グーグルカレンダーを使ってます。

これならスマホからも、
スケジュールが確認、変更できるからです。

スマホのカレンダーも、PCからも閲覧や
作業できるのであればいいでしょうね。

こうしてスケジュールを頭の中だけではなく、
きちんと可視化する。

それも、仕事の内容ごとに。

朝の仕事初めで、このグーグルカレンダーを開き、
これに沿って仕事を進めていきます。

さて、このスケジュール管理で、
実は、非常に重要なポイントがあるんです。

それが、やっていることの、二つ目。

スケジュールを組む際に、
ほとんどの人が余裕のない組み方をします。

いついつまでに、これ。

これは、いついつまでに・・・・

こんな感じだと思います。

では、その仕事がその時までに終わらなかったら?

そういうこと、常に起こりますよね?

終わるはずだったのに、思ったより時間がかかった。

余裕だと思ったのに、電話対応で中断させられた。

予期せぬ事態が起こり、大幅に遅れそう・・・・

こういうことは、私たちが想定している以上に
頻繁に起こっていることなんです。

だから、スケジュール管理で大切なのは、余裕です。

私の場合、予備時間、予備日などを、必ず設けます。

例えば、仕事のスケジュールを15時までにし、
17時までの2時間は「予備時間」とします。

月曜日から木曜日まででスケジュールを組み、
金曜日は予備日にする。

3カ月かかる仕事なら、最後の5日間は予備日にする。

つまり、ここでのポイントは「予備日」を
スケジュールとしてちゃんと組み入れることです。

一日単位でいったら、「予備時間」というスケジュールを
仕事と同じように組みます。

もし、その時間までに仕事が終わったら、
次の仕事を前倒ししてもいいですし、
思い切って休憩したり、そこで仕事終了としてもいいでしょう。

私はそうしていつも、スケジュールを組んでいます。

この2つの組み方によって、
傍からみると驚かれる仕事量でも、
比較的落ち着いて、余裕をもって日々を過ごせています。

最後にまとめます。

1)ツールを使用してスケジュールを管理。

2)「予備時間」「予備日」もスケジュールする。

それから、ドラッカー氏が指摘していたことを、
最後に付け加えます。

それは、スケジュールを組む前に、
自分の一日の記録を取ること。

日々、どんな時間の使い方をしているかを
きちんと記録することが先だと言います。

これって「レコードダイエット」と同じですね。

毎日、自分が何をどんな時間にどれくらい食べたか。

この証拠(記録)をしっかり可視化することで、
ダイエットは成功するというのと同じ。

何をすべきかの前に、
自分が何をしてしまっているのか?

先にそちらを把握することで、
「どうすればいいか」がわかるわけです。

そして、やるべきことを考えるのも大事だが、
「しないこと」を決めるのも大事だと。

これも、ドラッカー氏が指摘してましたね。

いずれにしても、仕事だけでなく、
家事、子育てと、忙しい日々が続く方。

時間管理も一工夫、ふた工夫するだけで、
今までよりも気持ちよく回っていきます。

何よりも、時間に追われずに、
時間を自分がコントロールできているという実感。

これは本当に気持ちの良いものですからね。

心に余裕をもつための工夫、
ぜひ、参考にしてみてくださいね。

追伸:

こうした内容の記事を、メルマガでお届けします。
あなたのスマホ、タブレット、PCに無料で配信いたします。
ご購読をご希望される方は、下記よりご登録ください。

鈴木雅幸のメルマガに登録する

そして、こちらも大好評↓
たった30秒でできる!プロカウンセラー鈴木が作成した
悩み別 無料心理テスト&診断
今なら無料でできます。今すぐ試してみる
※携帯電話の方は受信設定にお気をつけください。

鈴木雅幸の講座・セミナー一覧

鈴木雅幸の個別カウンセリング

鈴木雅幸の著書はこちら


以上

目標を下げると成功する

こんにちは、鈴木です。

「目標や理想を下げると成功する?」

私は精神科クリニックの患者さんたちと直接、数年にわたって関わりをもってきました。

数年間にわたって関わってきて感じたことの一つが、高すぎる目標や理想を掲げてしまうということ。

結果として、達成できず、挫折し、かえって症状を悪化させてしまうケースが多かったことです。

そしてこれは、精神科の患者さんだけの話ではありません。

仕事に悩んだり、職場の人間関係に悩んだりして、自分に自信をなくしている人も同じなんです。

問題は今の自分の現状に比べて、高すぎる目標や理想を設定してしまうことです。

つまり、自分で自分に高すぎるハードルを設けて、越えられずに失敗するということです。

では、なぜ自分に越えられないような高いハードル、つまり目標・理想を掲げてしまうのでしょうか?

理由は以下のように3つあります。

1)早く達成して自分に自信をもちたいという焦り

2)達成して周囲を安心させたい、認めてもらいたいという願い

3)自分自身の現状を正確に判断できないジレンマ

順を追って説明します。

1)早く達成して自分に自信をもちたいという焦り

自分に大きく自信を失った状態というのは辛いものです。

だから早く何かを達成して、自信をもちたい。

その焦りがハードルを上げてしまうのですね。

例えば、半年は休養した方がいいのに、1か月で復職しようとし、できない・・・というケースです。

2)達成して周囲を安心させたい、認めてもらいたいという願い

自信を失った人、休職している人は特に、周囲に申し訳ないという想いが強くあります。

その想いから、これ以上心配をかけたくないという気持ちがあります。

また、高い目標を達成することで、周りに認められ、そういう自分に価値を感じたいとも思うようです。

3)自分自身の現状を正確に判断できないジレンマ

今の自分の状態・置かれた状況がどういういものか。

その判断が正確にできないために、無理な目標設定や理想を追い求めてしまいます。

それは自信を失って自分を信じられないことも要因でしょう。

こうした3つのことが原因で、同じ失敗を繰り返してしまうのです。

では、どうしたら目標や理想を達成できるようになるでしょうか?

答えはそんなに難しい話ではありません。

目標や理想を下げるだけ。

「え?それだけ?」と思う人もいるでしょう。

確かに理屈としては極めてシンプルな話になります。

しかし、実際に自信を失った人にとっては、容易なことではないんです。

高い目標を早くクリアしなければ、自分は立ち直れない。

そう固く信じている人にとって「下げましょう」という話は、にわかには受け入れがたい話です。

下げた目標をクリアしたからといって、一体何になるのだ?

そもそも、目標を下げること自体、甘えていることになるのではないか?

そんな風な抵抗を覚えて、なかなか目標を下げられないようです。

しかし、一足飛びに高いハードルをクリアしようとすれば、誰だって失敗するんです。

低い目標を確実にクリアすれば、その次の目標を立てられます。

そして一つ、また一つと目標をクリアすることで、着実に力がついていきます。

その結果として、当初は高すぎたハードルでしかなかった目標を、遂にはクリアできるわけです。

つまり、目の前の第一歩を自分の足で踏むということが、最も大切なことなのです。

目標を下げるということは、甘えることでも安易になることでもありません。

また、達成しても無意味だといった単純な話でもありません。

目標を下げるということは、はるか彼方の頂きに目を奪われることではなく、
目の前の一歩にしっかりと目を向け、確実に一歩を踏み出すことに他なりません。

目の前の一歩の重さ、そして希望。

それは目標や理想を一旦下げることで、初めて体感できることだったのです。

カウンセリングやセミナーでは、こうしたことを一緒に考えていきます。

■鈴木への直接相談(カウンセリング)はこちら

たった30秒でできる!
プロカウンセラー鈴木が作成した

悩み別 無料心理テスト&診断

今なら無料でできます。今すぐ試してみる
※携帯電話の方は受信設定にお気をつけください。